first-staff 
「なんとなく使い続けている」複合機。実は契約内容や使い方を見直すと、毎月のコストや業務の手間を大きく減らせることがあります。リース満了前にチェックしたい5つのポイントを分かりやすく解説します。
複合機、最後に見直したのはいつですか？
コピー、印刷、スキャン、FAX。複合機は毎日当たり前に使うため、導入してしまうと契約内容を振り返ることはあまりありません。
「リース会社から再リースの案内が来たから、そのまま続けている」
「毎月の請求額は見ているけど、内訳はよく分からない」
こんな会社も多いのではないでしょうか。
実は複合機は、契約・使い方・機種を見直すだけで、印刷コストや業務の手間を減らせることが多い機器です。今回は、見直しを考えたいタイミングと、チェックしておきたいポイントをご紹介します。
見直しを考えたい3つのタイミング
① リース満了が近づいたとき
複合機のリースは5年程度の契約が一般的です。満了後に再リースを選ぶと月額は下がりますが、機械は古いままです。故障が増えたり部品の供給が終わったりする時期とも重なるため、満了の半年〜1年前から検討を始めるのがおすすめです。
② トラブルが増えてきたとき
紙詰まりや「エラーで止まる」が月に何度も起きるなら要注意です。そのたびに業務の手が止まり、保守の担当者を待つ時間も発生します。見えにくいですが、これも立派なコストです。
③ 働き方や業務量が変わったとき
人数が増えた・減った、ペーパーレス化を進めている、テレワークを始めた――。導入当時とは使い方が変わっているのに、機種や契約がそのままになっているケースはよくあります。
見直しでチェックしたい5つのポイント
1. カウンター料金（1枚あたりの単価）
複合機の費用は「リース料」と、印刷1枚ごとにかかる「カウンター料金（保守料金）」に分かれていることがほとんどです。モノクロとカラーで単価が大きく違うため、カラー印刷の多い会社ほど、単価の差が月額に響きます。
請求書で単価と月々の枚数を一度確認してみましょう。
2. 毎月の印刷枚数と機種のバランス
月に数百枚しか印刷しないのに大型機を使っている、逆に枚数が多いのに小型機で印刷が遅い――。どちらも無駄が生まれています。実際の使用枚数に合った機種を選ぶことが、コスト削減の基本です。
3. 使っていない機能・オプション
導入時に付けたオプション（フィニッシャー、追加給紙トレイなど）が、今はほとんど使われていないこともあります。必要な機能だけに絞れば、リース料を抑えられる可能性があります。
4. FAX・スキャンの使い方
受信したFAXを全部印刷していませんか？最近の複合機は、受信FAXをパソコンやフォルダに自動で保存できます。紙やトナーの削減だけでなく、書類を探す手間も減り、ペーパーレス化の第一歩になります。
5. セキュリティ対策
意外と見落とされがちなのが、複合機のセキュリティです。複合機はネットワークにつながっており、内部にはコピーやスキャンしたデータが残っていることもあります。
- 管理者パスワードが初期設定のままになっていないか
- 機器のソフトウェアが古いままになっていないか
- 入れ替え時にデータを確実に消去しているか
古い機種ほど対策が不十分な場合があるため、入れ替えはセキュリティを見直す良い機会にもなります。
実際に見直した事例
当社でご相談いただいた鹿児島県内の保育園様では、コピー機のトラブルが多く、月に何度も止まってしまう状態でした。そのたびに先生方が保育の手を止めて対応しなければならず、印刷コストも把握しづらい状況でした。
使用状況を確認したうえで機種と契約を見直した結果、トラブルはほぼなくなり、印刷コストも体感で2〜3割ほど削減。先生方が機械を気にせず、本来の業務に集中できるようになりました。
まずは「今の契約」を確認するところから
複合機の見直しは、難しいことから始める必要はありません。
- リースの満了時期を確認する
- 請求書でカウンター料金と月々の枚数を確認する
- 困っていること（遅い・止まる・使いにくい）を書き出す
この3つが分かるだけでも、見直しの余地があるかどうかが見えてきます。
複合機のことは株式会社FIRSTにご相談ください
株式会社FIRSTでは、鹿児島市・鹿屋市を中心に、複合機の入れ替え・契約の見直しをサポートしています。
- 現在の使用状況や請求内容を確認し、無駄のないプランをご提案
- リース・分割払いのご相談も可能
- 導入後のトラブル対応・メンテナンスまで一貫してサポート
- パソコン、ネットワーク、セキュリティ対策もまとめてご相談いただけます
「今の契約が高いのか安いのか分からない」という段階でも大丈夫です。ご相談・お見積りは無料ですので、お気軽にお問い合わせください。
