first-staff 
「大切なデータはバックアップしています！」
そう答えられる会社でも、実際に確認してみると、
「外付けHDDにコピーしているだけ」
「バックアップされていると思うけれど、最近確認していない」
「NASに保存しているから大丈夫だと思っている」
というケースもあります。
パソコンや業務システムには、顧客情報・見積書・請求書・契約書・写真・社内資料など、会社にとって大切なデータがたくさん保存されています。
しかし、「どこかに保存している」ことと、「万が一のときに復元できる」ことは別です。
今回は、会社の大切なデータを守るために確認しておきたいバックアップのポイントをご紹介します。
1．外付けHDDに保存しているから安心？
バックアップ方法としてよく使われるのが、外付けHDDやSSDです。
パソコンとは別の機器にデータを保存できるため、パソコン本体が故障した場合の備えになります。
ただし、外付けHDDを常にパソコンへ接続したままにしている場合は注意が必要です。
パソコン側でトラブルが発生したときに、接続しているバックアップ機器まで影響を受ける可能性があります。
また、外付けHDD自体も機械なので、長期間使用していれば故障することがあります。
「保存したから終わり」ではなく、定期的にデータが正常に入っているか確認することが大切です。
2．NASに保存している場合も確認が必要です
社内で複数のパソコンからデータを共有するために、NASを利用している会社も多いと思います。
NASは非常に便利ですが、
NASにデータを保存している＝バックアップが完璧
というわけではありません。
例えば、誤ってファイルを削除した場合や、機器そのものに不具合が発生した場合、必要なデータを取り戻せないことも考えられます。
NASを利用している場合も、重要なデータについては別の場所へバックアップするなど、万が一に備えた仕組みを考えておきましょう。
3．クラウドを活用する方法もあります
最近では、クラウドサービスを使ってデータを保存する会社も増えています。
インターネット上にデータを保存するため、社内のパソコンや機器にトラブルが発生した場合でも、別の環境からデータを確認できるメリットがあります。
ただし、クラウドを利用しているから何もしなくてよいわけではありません。
保存対象になっているデータや同期状況、アカウント管理などを確認しておく必要があります。
特に会社で利用する場合は、**「誰がアクセスできるのか」「退職者のアカウントが残っていないか」**といった管理も重要です。
4．バックアップは「取れているか」確認していますか？
バックアップで意外と多いのが、
「設定したのは覚えているけれど、最近確認していない」
という状態です。
自動バックアップを設定していても、
- 保存容量がいっぱいになっていた
- バックアップが途中で止まっていた
- 保存先の機器にエラーが出ていた
- 必要なフォルダが対象になっていなかった
- 古いデータしか残っていなかった
ということもあります。
大切なのは、バックアップしていることではなく、必要なときにデータを戻せる状態になっていることです。
定期的に保存状況を確認しておきましょう。
5．ランサムウェアなどのセキュリティ対策にも
データを失う原因は、機器の故障だけではありません。
ウイルス感染や不正アクセス、ランサムウェアなどによって、ファイルが利用できなくなる可能性もあります。
重要なデータをパソコン本体だけに保存していると、トラブル発生時の影響が非常に大きくなります。
バックアップは、機器の故障対策だけではなく、会社の情報セキュリティ対策のひとつとして考えることが大切です。
6．災害や停電も想定しておきましょう
地震・台風・落雷・停電など、自然災害によって機器が故障することもあります。
パソコンとバックアップ機器を同じ場所に置いている場合、災害によって両方が同時に使えなくなる可能性もあります。
重要なデータほど、
「パソコンとは別の機器」
「社内とは別の場所」
など、複数の保存先を検討しておくと安心です。
バックアップするデータを決めておくことも大切
会社のすべてのデータを同じ方法で保存する必要はありません。
まずは、失ったら業務に影響するデータを整理してみましょう。
例えば、顧客情報、見積書・請求書、契約書、経理データ、業務システムのデータ、施工写真や商品写真、社内共有資料などです。
「このパソコンが今日壊れたら、何が困るだろう？」
と考えると、優先してバックアップすべきデータが見えてきます。
バックアップは「保存」ではなく「復元できること」が重要
バックアップの目的は、データをコピーすることではありません。
万が一のトラブルが発生したときに、必要なデータを復元して業務を再開できる状態にしておくことです。
外付けHDD・NAS・クラウドなど、それぞれに特徴があります。
会社の業務内容やデータ量、利用人数などに合わせて、適切な方法を選ぶことが大切です。
データ保護・IT環境のご相談はFIRSTへ
株式会社FIRSTでは、パソコンやネットワーク環境をはじめ、オフィスのITに関するご相談を承っております。
「バックアップしているつもりだけど、本当に大丈夫？」
「NASを使っているけれど設定が分からない」
「クラウドも含めてデータ管理を見直したい」
「パソコンが故障したときに困らない環境を作りたい」
といったご相談もお気軽にお問い合わせください。
トラブルが起きてからではなく、何も起きていない今こそバックアップを見直すタイミングです。
会社の大切なデータを守るために、一度現在のバックアップ環境を確認してみませんか？
