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手不足や業務効率化、生産性向上など、企業を取り巻く課題は年々増えています。
「もっと効率よく仕事を進めたい」
「人手が足りない」
「同じ作業に時間がかかっている」
「ミスを減らしたい」
そんな課題を解決する手段のひとつとして、今注目されているのが生成AIの活用です。
AIはどんな仕事に向いている？
AIは、すべての仕事を置き換えるものではありません。
特に効果が期待できるのは、次のような業務です。
- 時間がかかる業務
- 頻繁に発生する作業
- ミスが許されない業務
例えば、
- 定型的な文章作成
- 資料のたたき台作成
- データ整理
- 情報の要約
- メール文面の作成
- 社内文書の整理
など、日々繰り返している作業の中には、AIを活用することで時間を大幅に短縮できるものがあります。
AIを使いこなすカギは「伝え方」
AIを導入しただけで、すぐに仕事が効率化するわけではありません。
特に重要なのが、
1．具体的な指示を出すこと
AIにお願いするときは、曖昧な指示ではなく、具体的に伝えることが大切です。
例えば、
「文章を作って」
ではなく、
「初心者向けに、3つのポイントで、箇条書きでまとめて」
というように、
- 数字
- 条件
- 目的
- 対象者
を明確にすると、より希望に近い回答を得やすくなります。
2．目的を最初に伝えること
AIに依頼するときは、最初に「何をしたいのか」を伝えることもポイントです。
例えば、
「目的は○○です。条件は以下の通りです」
というように、情報を整理して伝えることで、AI側も内容を理解しやすくなります。
AI導入で大幅な時間削減につながった事例も
資料では、岡山県のY社様の事例として、AI導入前に合計78時間かかっていた業務が、AI導入後には約20分以下となり、99.5％の削減につながった例が紹介されています。 よかもん知っ得新62
もちろん、すべての企業や業務で同じ結果になるわけではありません。
しかし、毎月・毎週・毎日のように発生する定型業務を見直すことで、大きな時間削減につながる可能性があります。
例えば、1日30分かかっている作業でも、毎日積み重なれば大きな時間になります。
AIを導入する際は、まず
「社内で時間がかかっている仕事は何か？」
を洗い出すことから始めてみるのがおすすめです。
「AIは難しそう」と思っていませんか？
AIと聞くと、
「ITに詳しい人じゃないと使えない」
「専門知識が必要そう」
「文系だから難しそう」
と思われる方もいるかもしれません。
しかし、AI活用で重要なのは、プログラミングの知識だけではありません。
自分がしてほしいことを、
- 具体的に伝える
- 条件を整理する
- 目的を伝える
- 結論から話す
といった、普段の仕事でも使っているコミュニケーション能力が重要になります。
そのため、AIは一部の専門職だけではなく、営業・事務・経理・総務など、さまざまな業務で活用できる可能性があります。
AIは「人を減らすため」ではなく「人の時間をつくるため」
AI活用の目的は、単純に人を減らすことではありません。
時間のかかる定型業務をAIに任せることで、人にしかできない仕事へ時間を使えるようになります。
例えば、
- お客様への対応
- 営業活動
- 新しい企画
- 社員教育
- 経営判断
- サービス向上
などです。
日々の細かな作業を効率化することで、会社全体として、より価値の高い仕事に集中しやすくなります。
AI活用を社内に広げるには人材育成も大切
AIを会社全体で活用していくためには、社員が使い方を学ぶことも重要です。
AIを導入するだけではなく、
「社員がAIを使えるようになる」
ところまで取り組むことで、会社全体の業務効率化につながります。
以前ご紹介した「人材開発支援助成金」のコラムとあわせてご覧いただくのもおすすめです。
まずは「この仕事、AIに任せられないかな？」から
AI導入というと、大がかりなシステム導入をイメージするかもしれません。
しかし、まずは日頃の仕事の中から、
「この作業、毎回時間がかかるな」
「同じ文章を何度も作っているな」
「もっと簡単にできないかな」
という仕事を探してみることが第一歩です。
小さな業務からAIを取り入れることで、少ない投資でも業務効率化や生産性向上につながる可能性があります。
AI導入・活用のご相談はFIRSTへ
株式会社FIRSTでは、AIの導入から活用まで、企業の業務生産性向上に向けた支援を行っています。資料でも、企業のAI導入から活用までを支援する旨が案内されています。
「AIを使ってみたいけれど、何から始めればいいかわからない」
「自社のどの業務に使えるの？」
「社員にもAIを活用してもらいたい」
「業務効率化について相談したい」
という企業様も、お気軽にご相談ください。
その仕事、AIに任せてみませんか？
小さな業務の見直しから、会社の生産性向上につなげていきましょう。
