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9月1日は「防災の日」です。
地震や台風、大雨、落雷などの自然災害は、いつ起こるか分かりません。
オフィスでは、パソコンや複合機、ネットワーク機器、防犯カメラなど、毎日の業務に欠かせない機器を数多く使用しています。
災害や突然の停電によって、
- パソコンのデータが消えてしまった
- インターネットにつながらなくなった
- 複合機やFAXが使用できなくなった
- 防犯カメラの録画が止まってしまった
といったトラブルが起きると、復旧まで業務を止めなければならない場合もあります。
「もしも」が起きてから慌てないためにも、防災の日をきっかけに、オフィスの機器やIT環境を見直してみましょう。
1．大切なデータのバックアップはできていますか？
まず確認したいのが、会社にとって大切なデータのバックアップです。
例えば、
- 顧客情報
- 見積書・請求書
- 契約書類
- 写真や施工データ
- 経理関係のデータ
- 社内共有資料
など、失ってしまうと業務に大きな影響が出るデータは少なくありません。
パソコン本体だけに保存している場合、機器の故障や災害によってデータを失ってしまう可能性があります。
外付け機器やクラウドサービスなどを活用し、別の場所にもデータを保存しておくことが大切です。
また、「バックアップしているつもり」になっていないか、実際に保存されているデータを定期的に確認することもおすすめします。
2．突然の停電に備えて電源環境を確認しましょう
台風や落雷などによって、突然停電することがあります。
作業中にパソコンの電源が突然落ちると、保存していなかったデータが消えたり、機器に不具合が発生したりする可能性があります。
そこで検討したいのが、**UPS（無停電電源装置）**などの電源対策です。
UPSを設置しておくことで、停電が発生した際にも一定時間電力を供給でき、パソコンやネットワーク機器を安全に終了させる時間を確保できます。
また、
- 古い電源タップを使い続けていないか
- タコ足配線になっていないか
- 電源コードが傷んでいないか
など、普段使っている電源まわりも合わせて確認してみましょう。
3．ネットワーク機器も忘れずにチェック
現在のオフィスでは、インターネットやWi-Fiが使えなくなるだけでも業務に大きな影響が出ます。
ルーターやハブなどのネットワーク機器は、
- メール
- クラウドサービス
- 複合機のスキャン送信
- 防犯カメラの遠隔確認
- オンライン会議
など、さまざまな業務に関係しています。
停電から復旧したあとに、
「Wi-Fiにつながらない」
「インターネットが使えない」
「複合機からスキャンできない」
といったトラブルが起こることもあります。
普段からネットワーク機器の状態や配線を確認し、古い機器を長期間使用している場合は見直しも検討しましょう。
4．複合機やパソコンの状態も確認しておきましょう
日頃から少し調子が悪い機器は、停電や災害をきっかけに不具合が大きくなることもあります。
複合機では、
- 紙詰まりが増えている
- 印刷に線やかすれが出る
- エラー表示が出る
- スキャンやFAXが不安定
パソコンでは、
- 起動に時間がかかる
- フリーズすることが増えた
- 突然電源が落ちる
- 容量不足が続いている
といった症状がないか確認してみましょう。
完全に故障してから慌てて交換するのではなく、少しでも気になる症状がある場合は、早めに点検や入れ替えを検討しておくと安心です。
5．防犯カメラは正常に録画されていますか？
災害や停電後に見落としやすいのが、防犯カメラです。
ライブ映像が映っていても、録画が正常に行われていない場合もあります。
防災の日には、
- 映像が正常に映っているか
- 過去の録画を再生できるか
- カメラの向きがずれていないか
- 録画機器にエラーが出ていないか
- スマートフォンから確認できるか
などもチェックしてみましょう。
防犯カメラは「設置して終わり」ではなく、正常に使える状態を維持することが大切です。
6．災害時の連絡方法を社内で共有していますか？
機器の対策だけでなく、社内のルールづくりも重要です。
例えば、
- 社員同士の緊急連絡方法
- 災害時の責任者
- 取引先への連絡方法
- データのバックアップ場所
- 機器トラブル時の問い合わせ先
などをあらかじめ決めておくと、万が一の際にも対応しやすくなります。
「担当者しか分からない」という状態を避け、必要な情報を社内で共有しておきましょう。
日頃の備えが、業務を守ることにつながります
自然災害そのものを防ぐことはできません。
しかし、
- データをバックアップする
- 電源環境を整える
- ネットワーク機器を確認する
- 複合機やパソコンを点検する
- 防犯カメラの録画状況を確認する
- 社内の緊急時ルールを共有する
といった準備をしておくことで、災害発生後のトラブルや業務停止のリスクを減らすことができます。
防災の日をきっかけに、会社の防災用品だけでなく、オフィスのIT環境についても一度確認してみてはいかがでしょうか。
オフィス機器やIT環境の見直しはFIRSTへ
株式会社FIRSTでは、複合機・パソコン・ネットワーク機器・防犯カメラなど、オフィス環境に関するご相談を承っております。
「停電に備えてネットワーク環境を見直したい」
「バックアップについて相談したい」
「防犯カメラが正常に録画されているか確認したい」
「古くなった機器を見直したい」
など、気になることがございましたらお気軽にご相談ください。
