複合機はもっと賢く使える！業務効率が劇的に上がる便利な機能7選

投稿日 2025年8月12日
著者 first-staff
カテゴリー OA機器

「複合機って、コピーと印刷しか使ってないな…」

もしあなたがそう感じているなら、それは非常にもったいないことです。現代の複合機は、もはや単なる事務機器ではありません。多くの企業で導入されている複合機には、日々の業務効率を劇的に向上させる、驚くほど便利な機能が数多く搭載されています。

私たち株式会社FIRSTは、年間実績500件以上、そして10年以上にわたる豊富な経験とノウハウで、お客様のオフィス環境を最適化するお手伝いをしています。多くのお客様が「こんな機能があったなんて！」と驚かれる便利な機能について、今回はその中から特に業務効率アップに貢献する7つの機能をご紹介します。

これらの機能を使いこなせば、あなたのオフィスは劇的に賢く、そしてスムーズに動き出します。ぜひ最後までお読みいただき、貴社の複合機の潜在能力を引き出すヒントにしてください。

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1. スキャンデータの自動振り分け機能：書類整理の手間から解放

紙の書類をスキャンした後、手動でフォルダに移動したり、ファイル名を変更したりする作業に時間を取られていませんか？この手間を劇的に削減するのが、複合機の「スキャンデータの自動振り分け機能」です。

この機能を使えば、スキャン時にあらかじめ設定したルールに基づいて、データが自動的に適切な保存先に振り分けられます。

どうやって使う？
- スキャン時に表示されるメニューから、あらかじめ設定しておいた宛先（部署別の共有フォルダ、特定のプロジェクトフォルダなど）を選択するだけです。
- さらに、OCR（光学文字認識）機能と連携させることで、スキャンした書類の文字を読み取り、「請求書」「契約書」といったキーワードを含むファイルは、自動的に対応するフォルダに保存することも可能です。
この機能のメリット
- 書類整理の自動化： スキャン後の手作業がなくなるため、従業員の負担が大幅に軽減されます。
- 情報共有の迅速化： 必要な書類が常に正しい場所に保存されるため、社内の誰もが素早く情報にアクセスできるようになります。
- ヒューマンエラーの削減： 手動でのファイル移動や名前変更で発生しがちなミスを防ぎ、書類の紛失リスクを減らします。

2. クラウドサービス連携機能：場所を選ばない働き方をサポート

リモートワークや外出先での業務が増える中、オフィスの複合機とどう連携すればいいかお悩みの方も多いのではないでしょうか。最新の複合機は、Google DriveやDropbox、OneDriveなどのクラウドサービスと直接連携できる機能を持っています。

この機能を使えば、オフィスにいなくても必要な書類を印刷したり、スキャンしたデータを共有したりすることが可能です。

どうやって使う？
- 複合機の操作パネルからクラウドサービスにログインし、保存されているデータを直接選択して印刷できます。
- スキャンしたデータを、複合機から直接クラウドにアップロードすることも可能です。この際、フォルダの指定もできるため、整理整頓も簡単です。
この機能のメリット
- 柔軟な働き方の実現： オフィスにいなくても複合機を活用できるため、リモートワークやモバイルワークがよりスムーズになります。
- 情報共有の効率化： スキャンしたデータをすぐにクラウドで共有することで、チームメンバー間の情報連携が格段に速くなります。
- セキュリティの向上： データをメールで送信するよりも、セキュアなクラウドサービスを介して共有する方が、情報漏洩のリスクを低減できます。

3. モバイルデバイス連携機能：スマホやタブレットから簡単印刷

スマートフォンやタブレットで作成した資料を、いちいちPCに転送してから印刷していませんか？最新の複合機は、専用のアプリやWi-Fi Direct機能を使って、モバイルデバイスから直接印刷指示を送ることができます。

急な印刷物やちょっとした資料が必要な時でも、PCを立ち上げる必要がなく、非常に便利です。

どうやって使う？
- スマートフォンの専用アプリを起動し、印刷したいファイルを選択します。
- 複合機にNFC（近距離無線通信）機能があれば、スマホをかざすだけで簡単に接続できます。
- Wi-Fi Directに対応していれば、ネットワークに接続しなくても直接複合機にデータを送れます。
この機能のメリット
- 作業時間の短縮： PCを経由する手間が省けるため、印刷にかかる時間を大幅に短縮できます。
- 利便性の向上： 会議中にスマホでメモした内容をすぐに印刷したり、外出先からオフィスに帰ってきてすぐに印刷物を受け取ったりと、モバイルデバイスをより有効活用できます。
- ゲスト利用にも便利： 来客者が資料を印刷したい場合など、ネットワークに接続せずに利用できるため、セキュリティを保ちながらサービスを提供できます。

4. セキュアプリント機能：印刷物の放置を防ぐ

印刷した書類を取り忘れて、機密情報が他人の目に触れてしまった…そんな経験はありませんか？情報漏洩のリスクを減らすためにも、複合機の「セキュアプリント機能」は非常に有効です。

この機能は、印刷ジョブを複合機に一時的に保存し、ユーザーが複合機の操作パネルでパスワードを入力したり、ICカードをかざしたりするまで印刷を実行しません。

どうやって使う？
- 印刷する際に、PCのプリンタ設定で「セキュアプリント」を選択し、パスワードを設定します。
- 複合機の前に着いたら、操作パネルで設定したパスワードを入力するか、社員証などのICカードをかざすことで、印刷が開始されます。
この機能のメリット
- 情報漏洩リスクの低減： 印刷物の取り忘れによる情報流出を防ぎます。
- 誤印刷の削減： 印刷内容をその場で確認してから出力できるため、不要な印刷を減らせます。
- 印刷物のプライバシー保護： 他の人に見られたくない資料を安心して印刷できます。

5. FAXペーパーレス受信機能：コスト削減とセキュリティ強化

FAX業務にまつわる無駄をなくしたいなら、「FAXペーパーレス受信機能」がおすすめです。この機能を使えば、受信したFAXを紙で印刷せず、データとしてPCやメールに転送できます。

不要な広告FAXを印刷してしまうといった無駄がなくなり、受信したFAXの管理も簡単になります。

どうやって使う？
- 複合機の設定で、受信したFAXを特定の共有フォルダや担当者のメールアドレスに自動転送するように設定します。
- 受信したFAXは複合機内のデータとして保存されるため、PCで内容を確認してから必要なものだけ印刷できます。
この機能のメリット
- コスト削減： 不要なFAXの印刷がなくなるため、用紙代とトナー代を大幅に削減できます。
- 業務効率化： 受信したFAXをデータとして管理できるため、書類の整理や検索が簡単になります。
- セキュリティ強化： FAXの放置による情報漏洩を防ぎ、機密性の高い文書も安全に取り扱えます。

6. ジョブフロー機能：定型業務をワンタッチで自動化

日常的に行う「スキャン→保存→メール送信」といった一連の作業を、毎回手動で行っていませんか？「ジョブフロー機能」を使えば、複数のタスクを一つにまとめて自動化できます。

例えば、「会議資料をスキャンし、PDF化して、チームメンバー全員にメールで送信する」という一連の流れを、複合機のワンタッチ操作で完了させることが可能です。

どうやって使う？
- 複合機の設定画面で、「スキャン」「PDF化」「宛先指定（メールアドレスや共有フォルダ）」などの一連のタスクを一つのボタンに登録します。
- あとは、そのボタンを押すだけで、設定した作業がすべて自動で実行されます。
この機能のメリット
- 圧倒的な効率化： 複数ステップの作業がワンタッチで完了するため、作業時間が劇的に短縮されます。
- ヒューマンエラーの防止： 手作業によるミスを防ぎ、常に正確な処理を行うことができます。
- 誰でも簡単に操作可能： 複雑な作業もボタン一つで済むため、新入社員でも迷うことなく業務をこなせます。

7. ユーザー認証機能：部門ごとのコスト管理とセキュリティを強化

複合機を誰が、いつ、どれだけ使っているかを正確に把握したいなら、「ユーザー認証機能」が有効です。この機能を使えば、ICカードやパスワードを使って、複合機利用者の認証を行うことができます。

認証されたユーザーごとに利用できる機能を制限したり、印刷枚数をカウントしたりすることで、コスト管理とセキュリティ管理を同時に実現します。

どうやって使う？
- ユーザーごとにICカードを登録したり、パスワードを設定したりします。
- 複合機を利用する際は、ICカードをかざすか、パスワードを入力してログインします。
- 部署ごとにカラー印刷を制限したり、印刷枚数に上限を設けたりすることも可能です。
この機能のメリット
- 正確なコスト管理： 部署やプロジェクトごとの印刷コストを正確に把握できるため、無駄を特定しやすくなります。
- セキュリティの向上： 許可されたユーザーのみが複合機を使えるため、不正利用や情報へのアクセスを防ぎます。
- 利用状況の可視化： 誰がどの機能をどれだけ使っているかログとして残るため、運用状況を把握し、改善策を立てるのに役立ちます。