first-staff 皆様、こんにちは。
2月も半ばを過ぎ、卒業や退職、そして4月の新年度に向けた異動の話が聞こえてくる季節になりました。お世話になった方を見送る寂しさと、新しい出会いへの期待が入り混じる時期ですね。
しかし、経営者様や総務担当者様にとって、この時期は「一年で最も情報漏洩のリスクが高まる時期」でもあることをご存知でしょうか？
今回は、送別会の準備よりも先にチェックしていただきたい、オフィスの「デジタルの鍵」の管理についてお話しします。
1. 退職者のID放置は「合鍵を渡したまま」と同じ
最も多いトラブルが、「退職した社員のログインIDやパスワードがそのまま残っている」ケースです。
- 社内サーバーへのアクセス権限
- クラウドサービス（Microsoft 365, Google Workspace, Chatworkなど）のアカウント
- WEBサイトの管理画面や共有SNSのパスワード
もし、退職した後に会社に対して不満を持つようなことがあったら？あるいは、そのIDが第三者に乗っ取られてしまったら？ IDが生きているということは、「いつでも、どこからでも、会社の機密情報を見放題」ということです。これは、オフィスの合鍵を返してもらわずに退職させるのと同じくらい恐ろしいことなのです。
2. 「思い出」と一緒に「データ」を持ち出していませんか？
悪意がなくても起こりうるのが、情報の持ち出しです。
「自分が作った資料だから」と、私物のUSBメモリや個人のクラウドストレージ（DropboxやiCloudなど）にデータをコピーして持ち出してしまうケースは後を絶ちません。
これが顧客リストや独自のノウハウだった場合、悪気がなかったとしても「情報漏洩」という重大なコンプライアンス違反になってしまいます。送り出す側も、去る側も、お互いの未来を守るために「データの持ち出しルール」を改めて徹底する必要があります。
3. 春の「バタバタ」を狙うサイバー攻撃
3月は決算や業務の引き継ぎで、社内全体が慌ただしくなります。 攻撃者はそこを狙っています。
「退職者からの挨拶」を装ったウイルスメールや、引き継ぎ資料を装ったフィッシング詐欺など、心理的な隙を突く攻撃が非常に増える時期です。忙しい時こそ、「このメール、本当に大丈夫？」と立ち止まる余裕が必要です。
🚀 今すぐできる！「デジタル春の総点検」リスト
トラブルを未然に防ぐために、今すぐ以下の3点を確認してみてください。
- アカウントの棚卸し： 現在使っているすべてのサービスのID一覧を作成し、退職予定者が含まれていないか確認する。
- パスワードの変更： 共有で使っているアカウントのパスワードは、人が入れ替わるタイミングで必ず変更する。
- USBメモリの利用制限： 私物のUSBメモリの使用を禁止し、データのやり取りは管理されたクラウド上で行うようルール化する。
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