first-staff 「DX（デジタルトランスフォーメーション）が必要なのはわかるが、何から手をつけていいのかわからない…」 「IT専門の社員を雇う余裕はない。うちのような中小企業にDXなんて本当に可能なのだろうか…」
DXという言葉は浸透しましたが、多くの経営者様にとって、それはまだ遠い目標のように感じられているかもしれません。多額の初期投資が必要なのではないか、費用対効果が見合わないのではないか、といった漠然とした不安が、DX推進の足かせとなっています。
今回の「お客様の声特集」では、まさにこの「費用対効果」と「具体的な進め方」に悩んでいらっしゃった鹿児島市のC社様（サービス業）の事例をご紹介します。C社様が、どのようにして**「小さな一歩」からDXを始め**、業務効率の大幅な向上とコスト削減を実現したのか、そのストーリーをお届けします。
1. 導入前の深刻な悩み：「何から手をつけるべきか？」という迷走
C社様が私たち株式会社FIRSTにご相談くださったのは、「このままではいけない」という強い危機感を抱えていたことがきっかけでした。
〇 悩み1：非効率なアナログ業務が積み重なり、残業が増加
- 紙ベースの書類管理：契約書や顧客情報が紙で保管されており、検索に時間がかかる。
- 二重入力の非効率：顧客からの予約を電話で受け、システムとExcelの両方に入力する手間が発生。
- 情報共有の遅延：営業担当者と現場担当者との情報共有がスムーズでなく、ミスの原因となっていた。
これらの非効率な業務が積み重なり、従業員の残業時間が増加し、サービス品質の維持が難しくなっていました。
〇 悩み2：「DX＝高額なシステム導入」という誤解
C社様の経営者様は、「DXには、何千万円もする大規模なシステムを導入しなければならない」というイメージを持っていらっしゃいました。そのため、「うちの規模では無理だ」と諦めかけており、**「専門家を雇うほどの余裕はないが、今の業務を変えたい」**というジレンマに陥っていました。
〇 悩み3：誰に相談しても「自社の商品」しか勧められない
複数のITベンダーに相談したものの、どこも自社が取り扱う特定の高額なクラウドサービスやソフトウェアばかりを勧めてくるため、本当にC社の課題解決に繋がるのか、確信が持てずにいました。
2. FIRSTを選んだ決め手：総合的な「業務フロー分析」と「現実的な提案」
C社様が私たちFIRSTをお選びくださったのは、お客様の業務を深く理解し、C社様の規模に合わせた現実的な提案を行ったからです。
〇 決め手1：大規模なシステムではなく「業務フロー」の分析から開始
私たちは、すぐに高額なシステムを勧めるのではなく、まずC社様の**「現状の業務フロー」を徹底的に可視化しました。「どこにボトルネックがあるのか」「どの作業が最も無駄か」を共に洗い出し、「ITで解決すべきポイント」**を明確にしました。
この分析により、C社様の課題は「システム導入」よりも、**「情報共有とペーパーレス化の徹底」**にあることが判明しました。
〇 決め手2：既存のOA機器と連携した「小さなDX」の提案
私たちは、C社様がすでに導入していた複合機の高性能なスキャン機能や、安価なクラウドサービスを連携させる**「小さなDX」**をご提案しました。
C社様コメント： 「『今あるものを最大限に活用しましょう』と言ってくれたことで、高額な初期投資への不安がなくなりました。私たちにできることから始めるという現実的なアプローチに、心から納得できました。」
3. FIRSTの具体的な行動：「IT環境のプロ」が導いたDXの成功
私たちは、C社様の業務に合わせた具体的なDXを、ワンストップで実行しました。
〇 行動1：情報共有のための「クラウド環境」の構築
顧客情報、契約書、予約状況などを一元管理できる安価で安全なクラウドサービスを導入し、アクセス権限の設定やバックアップ体制を構築。これにより、情報共有の遅延を解消し、どこにいても必要な情報にアクセスできるようになりました。
〇 行動2：複合機を活用した「ペーパーレス」ワークフローの確立
複合機のスキャン機能を最大限に活用し、紙の契約書を自動でクラウドへ保存・振り分けする仕組みを構築。これにより、書類の検索時間が大幅に短縮され、紙の印刷コストも削減されました。
〇 行動3：運用後の「伴走サポート」と教育
新しいツールの導入後、従業員が戸惑うことなく活用できるよう、操作方法のレクチャーや、運用ルールの策定まで、きめ細やかなサポートを提供。これにより、導入したシステムが「使われない」という失敗を防ぎました。
4. 導入後の明確な成果：コスト削減と「社員の働き方」の変革
C社様は、高額な投資をすることなく、業務効率の大幅な向上を実現されました。
〇 成果1：残業時間の削減と年間コストの明確な削減
- 残業時間の削減：二重入力や書類探しの時間がなくなり、従業員の残業時間が月平均10時間以上削減されました。
- 紙代・インク代の削減：ペーパーレス化の推進により、複合機のカウンター料金を含めた印刷コストも明確に削減されました。
〇 成果2：経営者が得た「DXの自信」と「サービス品質の向上」
C社様コメント： 「以前はITのことがわからず、業者に『言われるがまま』でしたが、今は**『自社に必要なものは何か』を判断できるようになりました。お客様からの問い合わせへの対応も早くなり、サービス品質が確実に向上しました。FIRSTさんは、システムだけでなく、『DXを推進する自信』**を与えてくれました。」
5. まとめ：DXは「小さな改善」から始められます
C社様の事例が示す通り、DXは必ずしも大規模な投資を必要としません。**「業務フローのボトルネックを特定し、ITで小さな改善を重ねていく」**ことから始められます。
「DXって何から手をつければいい？」「専門家を雇うほどの費用はかけられない」
これらの不安は、私たち株式会社FIRSTにお任せください。ITコンサルティングからOA機器の最適化、セキュリティ対策まで、すべてをワンストップで提供できる総合力で、お客様の課題解決とビジネスの成長を力強くサポートします。
まずは無料相談から！お気軽にお問い合わせください。
株式会社FIRSTでは、お客様のDX推進に関する無料相談を承っております。「業務の無駄を見つけてほしい」「どんなITツールが最適か知りたい」など、どんな些細なことでも構いません。鹿児島の皆様からのご連絡を心よりお待ちしております。専門のスタッフが、お客様の状況を丁寧にヒアリングし、最適なソリューションをご提案いたします。
[電話番号] 0120-42-1339 [営業時間] 10:00〜18:00（定休日：土日祝）